Algunos datos

Sabemos que el 75% de la información que maneja una PYME en el día a día está fuera del ERP. Que la mayoría de las PYMES sólo usan el 25% de las funcionalidades de su ERP.
Desde nuestra experiencia de Diagnóstico en múltiples organizaciones esos datos son rigurosamente ciertos. El ERP es una excelente solución para gestionar los datos de tipo “tabular”, es decir, número de pedido, fecha, cantidad, precio, importe, dirección, etc. Nos ayuda a imprimir las facturas, contabilizarlas y controlar los stocks. Sin embargo, hay mucha más información alrededor de un número de pedido o un código de cliente. Por ejemplo, el documento que remitimos con las características de nuestro producto, el proyecto que redactamos para poner en marcha la máquina. En definitiva, muchos “objetos” que contienen información de ofertas, contratos, planes, correos electrónicos, características, fotografías. INFORMACIÓN.
Todos esos elementos cargados de información fluyen a través de la organización y son esenciales para el objetivo del negocio.
La mayoría de las empresas pueden continuar con su trabajo si no funciona el ERP, pero reconocen que sin el EXCEL o el WORD, sufrirían un colapso.

¿Qué es BPM?

Se llama BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) a la metodología de gestión empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia en base a trabajar por procesos.

Trabajar por Procesos supone:
•    Modelar: Representar cada proceso del negocio tal y como es. Esta labor nos ayuda a entender los procesos y nos da la oportunidad de mejorarlos, de encontrar actividades de bajo valor añadido susceptibles de llevar a cabo con ayuda de tecnología o incluso eliminar pasos inútiles: El conocido: “Aquí siempre lo hemos así”
•    Automatizar: Un proceso bien modelado se lleva a cabo sin errores y lo más importante: SIEMPRE se comporta de la misma manera.
•    Integrar: Nos permite relacionar los datos tabulares del ERP con la “otra” información. Así, un informe estará relacionado con el número del cliente, con el número del pedido o con el número del artículo al que hace referencia y será localizable por una o varias de sus coordenadas.
•    Monitorizar: Controlar los ciclos de vida de cada proceso nos permite conocer su capacidad. Si estamos empleando 4 días en procesar una petición de oferta para dar una fecha de entrega fiable, y nuestra competencia emplea un solo día, es que algo estamos haciendo mal.
•    Optimizar: A la vista de los resultados de la monitorización de procesos, estaremos en condiciones de identificar los cuellos de botella, y elevar su capacidad, eliminarlos o automatizarlos.

Y llevar a cabo estas labores de manera circular y continua.

Hoy en día existen herramientas que nos permiten desplegar una estrategia BPM y son asequibles para una PYME. Hasta hace pocos años, las estrategias BPM eran un coto privado de las grandes organizaciones. Hoy, una PYME puede desarrollar una estrategia por menos de 30.000 euros.

¿Por qué motivos BPM?

Hay muchas razones, necesidades funcionales para adoptar BPM pero entre ellas cabe destacar:

•    Calidad: Hacer realidad la implementación de un modelo de calidad pero sin formularios ni papeles por todas partes.
•    Automatizar la cadena de valor. Desde que llega una solicitud de oferta hasta que cobramos el producto o servicio.
•    Eliminar procesos redundantes, sin valores añadidos o ineficientes.
•    Documentar y fijar los procesos de forma independiente de las personas que los llevan a cabo.
•    Conocer que hacemos bien y que hacemos mal.
•    Alinear los procesos de negocio con la tecnología